Planning Administration Assistant

Votre mission ?

Vous êtes à la recherche d’un emploi ? Vous souhaitez donner un nouvel élan à votre carrière ou intégrer une nouvelle entreprise ?

En tant qu’Assistant(e) Planification et Administration, vos principales missions seront les suivantes :

1. Gestion des rendez-vous clients

• Réceptionner les demandes clients par téléphone, e-mail ou autres canaux.

• Planifier et prendre les rendez-vous pour les interventions.

• Confirmer les rendez-vous auprès des clients.

• Gérer les reports, annulations et urgences.

• Assurer le suivi quotidien du planning des interventions.

2. Planification et organisation des tournées

• Organiser les tournées des techniciens ou commerciaux.

• Optimiser les déplacements en tenant compte des points GPS et des secteurs géographiques.

• Répartir les interventions selon les disponibilités et compétences des collaborateurs.

• Ajuster les tournées en cas d’imprévus.

• Suivre les retours terrain et mettre à jour les plannings.

3. Gestion des agendas

• Retranscrire et actualiser les rendez-vous dans les agendas des collaborateurs.

• Coordonner les actions entre les différents intervenants.

• Vérifier la cohérence des plannings et des temps de déplacement.

• Communiquer les modifications de planning aux équipes concernées.

4. Travaux de secrétariat

• Assurer l’accueil téléphonique et traiter les demandes clients.

• Mettre à jour les bases de données clients et les dossiers administratifs.

• Gérer les e-mails et suivre les demandes administratives.

5. Gestion commerciale

• Élaborer et envoyer les devis selon les directives du responsable de pôle.

• Relancer les devis en attente de validation.

• Suivre administrativement les commandes et prestations.

• Mettre à jour les tableaux de suivi d’activité.

6. Facturation

• Établir et envoyer les factures.

• Vérifier la conformité des prestations à facturer.

7. Polyvalence administrative

• Participer aux missions administratives du pôle selon les besoins de l’activité.

• Assister les responsables dans le suivi des dossiers.

• Contribuer à l’amélioration des procédures internes et de l’organisation.

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Profil recherché

Vous vous reconnaissez dans ces missions ? Voici le profil que nous valorisons :

• Formation Bac à Bac +2 en assistanat administratif, gestion PME-PMI, secrétariat ou équivalent.

• Une expérience souhaitée en planification, assistanat administratif ou gestion commerciale.

• Vous êtes polyvalent(e), autonome, fiable, organisé(e) et rigoureux(se), notamment pour la gestion de tâches parfois confidentielles.

• Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de gestion administrative (agendas partagés, outils de planification, établissement de devis et factures…).

• Vous avez le sens des priorités et un excellent sens du service client.

• Vous disposez d’une grande aisance rédactionnelle et relationnelle, à l’écrit, à l’oral et par téléphone.

• Vous avez la capacité de travailler en équipe et de collaborer avec plusieurs intervenants et services.

• Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment le Pack Office 365 (Word, Excel, Outlook, etc.).

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Les avantages de ce poste

• Rémunération attractive, à négocier selon profil.

• Matériel professionnel mis à disposition : téléphone portable et ordinateur portable.

• Mutuelle d'entreprise avantageuse.

• Démarrage : dès que possible.

• Lieu du poste : Rue de la Galmy à Chessy (77) - à 2 minutes de la gare Val d’Europe.

Rejoignez-nous et donnez un nouvel élan à votre carrière !