Assistenz der Geschäftsführung / Teilzeit (m/w/d)

Die LikeGroup ist eine dynamisch wachsende Agentur an der Schnittstelle von Influencer Marketing, Social Media und Creator Economy. Gemeinsam mit bekannten Marken entwickeln und realisieren wir wirkungsvolle Kampagnen und langfristige Partnerschaften.

Zur direkten Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine engagierte und vertrauensvolle Assistenz, die organisatorisch den Überblick behält, operative Themen eigenständig vorantreibt und dafür sorgt, dass im schnelllebigen Agenturalltag nichts liegen bleibt.

Du arbeitest eng mit unseren beiden Geschäftsführern Marc und Max zusammen und erhältst einen umfassenden Einblick in strategische, kaufmännische und personelle Themen unseres Unternehmens.

Aufgaben

Du unterstützt unsere beiden Geschäftsführer im operativen und administrativen Tagesgeschäft.

• Du koordinierst Termine, Meetings, Geschäftsreisen und interne Abstimmungen.
• Du strukturierst die Kalender der Geschäftsführung, priorisierst Anfragen und behältst Fristen sowie offene Aufgaben im Blick.
• Du bereitest Besprechungen vor und nach, erstellst Agenden und hältst Entscheidungen sowie nächste Schritte fest.
• Du erstellst und versendest Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen.
• Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung und arbeitest eng mit unserem Steuerbüro sowie internen Ansprechpartnern zusammen.
• Du prüfst eingehende Bestellungen, Belege und Rechnungen und verfolgst ausstehende Unterlagen und Zahlungen.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und geschäftlicher Korrespondenz.
• Du koordinierst Unterschriften, Verträge und Freigaben und sorgst für eine strukturierte digitale Ablage.
• Du übernimmst die Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und Geschäftspartnern im Namen der Geschäftsführung.
• Du unterstützt bei HR-Themen, beispielsweise bei der Koordination von Bewerbungsgesprächen, dem On- und Offboarding sowie der Pflege von Mitarbeiterunterlagen.
• Du hilfst bei der Organisation von Teamveranstaltungen, internen Meetings und Workshops.
• Du behältst wiederkehrende Verträge, Abonnements, Versicherungen und administrative Fristen im Blick.
• Du übernimmst eigenständig kleinere Projekte und sorgst dafür, dass Aufgaben zuverlässig abgeschlossen werden.
• Du entwickelst bestehende administrative Prozesse weiter und bringst eigene Ideen ein, wie wir effizienter arbeiten können.
• Du behandelst interne, finanzielle und personelle Informationen jederzeit absolut vertraulich.

Qualifikation

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringst du bereits Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant, Teamassistenz oder im Office Management mit.
• Du arbeitest sehr strukturiert, sorgfältig und eigenständig.
• Du erkennst Aufgaben frühzeitig, denkst mit und wartest nicht darauf, dass dir jeder einzelne Schritt vorgegeben wird.
• Du kannst unterschiedliche Themen priorisieren und behältst auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick.
• Du kommunizierst professionell, freundlich und verbindlich.
• Du verfügst über ein gutes kaufmännisches Verständnis und arbeitest sicher mit Zahlen.
• Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office beziehungsweise Microsoft 365 und arbeitest dich schnell in neue Tools ein.
• Erfahrungen mit CRM-, Buchhaltungs-, HR- oder Projektmanagementsystemen sind von Vorteil.
• Diskretion, Loyalität und ein verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.
• Du bist lösungsorientiert, pragmatisch und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.
• Erfahrung in einer Agentur, einem schnell wachsenden Unternehmen oder im Social-Media-Umfeld ist ein Plus, aber keine Voraussetzung.

Benefits

Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Prozesse aufzubauen
• Kurze Entscheidungswege und eine offene, unkomplizierte Kommunikation
• Ein modernes und dynamisches Arbeitsumfeld in der Social-Media- und Creator-Branche
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Einblick in nahezu alle Unternehmensbereiche
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache
• Moderne Arbeitsausstattung
• Regelmäßige Teamveranstaltungen
• Fitness- oder Gesundheitsbenefits
• Zuschuss zum Deutschlandticket beziehungsweise Fahrtkostenzuschuss

Du möchtest nicht nur Termine verwalten, sondern wirklich mitdenken, Verantwortung übernehmen und den Arbeitsalltag einer wachsenden Agentur aktiv mitgestalten? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Bitte sende uns deinen Lebenslauf, deinen möglichen Eintrittstermin und deine Gehaltsvorstellung. Ein klassisches Anschreiben benötigen wir nicht – ein paar persönliche Zeilen zu deiner Motivation reichen vollkommen aus.