Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

InkuPlay ist ein wachsendes Unternehmen an der Schnittstelle von eSport, Gaming, Technologie, Media, Entertainment und digitalen Communities.

Wir entwickeln Strukturen und Geschäftsmodelle rund um Competitive Gaming, Teams und Talents, Content und Creator, Partnerschaften, digitale Produkte sowie neue Formate innerhalb der Gaming- und Entertainment-Industrie.

Mit dem weiteren Wachstum von InkuPlay professionalisieren wir zugleich unsere Unternehmens- und Managementstrukturen.

Für die unmittelbare Zusammenarbeit mit dem CEO suchen wir deshalb eine außergewöhnlich strukturierte, analytische und unternehmerisch denkende Persönlichkeit, die das CEO Office mitgestaltet und den CEO bei strategischen, organisatorischen und operativen Themen auf höchstem Niveau unterstützt.

Diese Position ist keine klassische Assistenzfunktion.

Du arbeitest dort, wo zentrale Informationen zusammenlaufen, Entscheidungen vorbereitet, Prioritäten gesetzt und strategische Initiativen in die Umsetzung gebracht werden.

Aufgaben

Als Executive Assistant to the CEO arbeitest du unmittelbar mit dem CEO zusammen und fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Führungskräften, internen Bereichen sowie ausgewählten externen Stakeholdern.

Deine Aufgabe ist es, die Effektivität des CEO Office sicherzustellen.

Dazu strukturierst du komplexe Sachverhalte, bereitest Entscheidungen vor, steuerst Managementprozesse, hältst strategische Initiativen nach und stellst sicher, dass aus Entscheidungen konkrete Ergebnisse entstehen.

Du erhältst einen außergewöhnlich tiefen Einblick in die Führung und Weiterentwicklung eines wachsenden Unternehmens und übernimmst früh Verantwortung für Themen mit hoher strategischer Relevanz.

Deine Verantwortungsbereiche

CEO Office & Executive Management

• unmittelbare Unterstützung des CEO bei strategischen, operativen und organisatorischen Fragestellungen
• Strukturierung und Priorisierung der Themen und Initiativen des CEO Office
• Vorbereitung und Nachbereitung von Management- und Strategiemeetings
• Erstellung von Briefings, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Management-Unterlagen
• Aufbereitung komplexer Informationen auf das Wesentliche
• eigenständige Nachverfolgung von Entscheidungen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fristen
• Sicherstellung eines verlässlichen Informationsflusses zwischen CEO, Führungskräften und relevanten Unternehmensbereichen

Strategy & Special Projects

Du übernimmst eigenständig ausgewählte strategische Projekte und Sonderthemen des CEO.

Dazu können beispielsweise gehören:

• strategische Unternehmensinitiativen
• Aufbau neuer Geschäftsbereiche
• Organisations- und Strukturprojekte
• Kooperationen und strategische Partnerschaften
• Markt- und Wettbewerbsanalysen
• Evaluierung neuer Geschäftsmodelle
• Vorbereitung von Investitions- oder Business Cases
• gesellschaftsübergreifende Projekte
• Unterstützung bei M&A-, Beteiligungs- oder Finanzierungsthemen
• Vorbereitung wichtiger externer Gespräche und Verhandlungen

Du koordinierst dabei unterschiedliche Stakeholder und stellst sicher, dass Projekte nicht bei Konzepten oder Beschlüssen stehen bleiben, sondern konsequent umgesetzt werden.

Management Steering & Performance

Du unterstützt beim Aufbau und der Weiterentwicklung einer professionellen Unternehmenssteuerung.

Hierzu gehören insbesondere:

• Weiterentwicklung von Management-KPIs und Reporting-Strukturen
• Vorbereitung regelmäßiger Management Reviews
• Analyse von Kennzahlen und Entwicklungen
• Identifikation von Abweichungen, Risiken und Handlungsfeldern
• Unterstützung bei Budget-, Forecast- und Controlling-Prozessen
• Aufbau transparenter Entscheidungs- und Verantwortungsstrukturen
• Nachhalten strategischer und operativer Unternehmensziele

Dabei geht es nicht darum, Zahlen lediglich zusammenzutragen. Wir erwarten, dass du Zusammenhänge erkennst, Fragen stellst und daraus konkrete Handlungsoptionen ableitest.

Cross-functional Coordination

Als Teil des CEO Office arbeitest du funktionsübergreifend mit unterschiedlichen Bereichen von InkuPlay zusammen, unter anderem mit:

• Esports & Competitive Operations
• Partnerships & Business Development
• Marketing & Brand
• Media, Content & Creator
• Technology & Product
• People & Organisation
• Finance
• Legal & Compliance

Du identifizierst Abhängigkeiten und Engpässe frühzeitig und sorgst dafür, dass relevante Themen adressiert und Entscheidungen umgesetzt werden.

Executive Communication & Stakeholder Management

Du unterstützt den CEO bei der professionellen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.

Dazu gehören beispielsweise:

• Führungskräfte und Mitarbeitende
• strategische Partner
• Sponsoren
• Agenturen und Dienstleister
• Berater und Kanzleien
• Investoren und Finanzierungspartner
• Publisher und Rechteinhaber
• Teams, Spieler und Creator
• Verbände und institutionelle Partner

Du bereitest Gespräche vor, strukturierst Hintergrundinformationen und stellst eine professionelle Nachbereitung sicher.

Executive Organisation

Auch die organisatorische Steuerung des CEO gehört zur Rolle – allerdings mit einem klaren Anspruch an Priorisierung und Management-Effizienz.

Dazu zählen unter anderem:

• anspruchsvolles Termin- und Prioritätenmanagement
• Vorbereitung wichtiger Termine und Gesprächsformate
• Koordination ausgewählter Geschäftsreisen
• Organisation von Management-Meetings, Workshops und Offsites
• strukturierte Steuerung offener Vorgänge
• professionelle Korrespondenz und Kommunikation auf Managementebene

Das Ziel ist nicht, einen Kalender zu verwalten.

Das Ziel ist, Zeit, Aufmerksamkeit und Entscheidungsfähigkeit des CEO möglichst wirkungsvoll einzusetzen.

Qualifikation

Wir suchen eine Persönlichkeit mit ausgeprägtem Leistungsanspruch, hoher Eigenständigkeit und der Fähigkeit, sich schnell in neue und komplexe Themen einzuarbeiten.

Idealerweise bringst du mit:

• ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften, Management, Finance, Wirtschaftsrecht oder einem vergleichbaren Bereich
• erste substanzielle Berufserfahrung, beispielsweise im CEO-/Executive Office, in einer Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz, Strategieberatung, Corporate Strategy, Business Development, Projektmanagement oder Operations
• ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten
• hervorragende Organisations- und Priorisierungsfähigkeit
• unternehmerisches Denken und ein sehr hohes Maß an Ownership
• die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen, zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten
• sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• souveränes Auftreten gegenüber Senior Stakeholdern und externen Partnern
• hohe Zahlenaffinität und Sicherheit im Umgang mit KPIs, Reports und Business Cases
• sehr gute Kenntnisse moderner Arbeits-, Kollaborations- und Präsentationstools
• verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

Erfahrung im Gaming- oder eSport-Umfeld ist willkommen, aber keine Voraussetzung.

Entscheidender sind für uns intellektuelle Neugier, Leistungsbereitschaft, Urteilsvermögen und die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen.

Was dich auszeichnet

Für diese Rolle suchen wir jemanden, der nicht auf Arbeitsaufträge wartet.

Du erkennst selbstständig,

• welche Informationen fehlen,
• welche Entscheidung erforderlich ist,
• welche Person eingebunden werden muss,
• wo ein Projekt ins Stocken gerät und
• was als Nächstes passieren muss.

Du kannst zwischen wichtig und dringend unterscheiden und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.

Du bist gleichermaßen in der Lage, eine Management-Präsentation vorzubereiten, einen Business Case kritisch zu hinterfragen, ein strategisches Projekt zu koordinieren und einen vertraulichen Vorgang mit höchster Diskretion zu behandeln.

Absolute Integrität und Vertraulichkeit setzen wir voraus.

Benefits

Direkter Zugang zur Unternehmensführung

Du arbeitest unmittelbar mit dem CEO zusammen und erhältst Einblick in zentrale strategische, finanzielle, organisatorische und operative Entscheidungen.

Außergewöhnlich breite Verantwortung

Statt eines eng definierten Aufgabenbereichs arbeitest du an Themen aus unterschiedlichen Funktionen und Geschäftsbereichen.

Sichtbarer Einfluss

Deine Arbeit fließt unmittelbar in Entscheidungen, Projekte und die Weiterentwicklung des Unternehmens ein.

Hoher Gestaltungsspielraum

InkuPlay befindet sich im Aufbau professioneller Strukturen. Du verwaltest daher nicht nur bestehende Prozesse, sondern kannst neue Strukturen und Arbeitsweisen aktiv mitentwickeln.

Steile Lernkurve

Durch die unmittelbare Nähe zu Geschäftsführung, Führungskräften, Beratern und externen Entscheidungsträgern erhältst du einen tiefen Einblick in Unternehmensführung und strategisches Management.

Perspektive

Die Position soll ein Ausgangspunkt für weitere Verantwortung innerhalb von InkuPlay sein.

Bei entsprechender Entwicklung und Performance sind perspektivisch beispielsweise Rollen in

Strategic Operations, Corporate Development, Business Operations, Chief of Staff / CEO Office oder einer späteren Führungsfunktion

denkbar.

Wen wir suchen

Diese Position richtet sich an Menschen mit dem Anspruch, deutlich mehr zu übernehmen als eine klassische Assistenzfunktion.

Wenn du langfristig verstehen möchtest, wie Unternehmen geführt, strategische Entscheidungen getroffen und Organisationen aufgebaut werden, bietet dir diese Rolle eine außergewöhnliche Perspektive.

Du arbeitest nicht neben der Unternehmensführung.

Du arbeitest unmittelbar mit ihr.