Audio Operations Coordinator

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If you’re looking for an exciting challenge opportunity and want to work with a group of bold and talented people, don’t hesitate and join us in Montreal!

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Le département audio recherche un coordinateur ou une coordinatrice des opérations audio pour assurer le bon fonctionnement du service en coulisses.

Vous veillerez à ce que les Directeurs créatifs audio et les équipes de projet avec lesquelles ils travaillent reçoivent toujours les documents à temps, sans qu'aucune information ne manque ou que les documents ne soient obsolètes.

Si vous aimez être la personne qui sait où tout se trouve, qui poursuit une approbation avant que quelqu'un ne remarque qu'elle manquait, et qui transforme un espace partagé désordonné en un lieu dans lequel les gens peuvent réellement se déplacer, ce poste est pour vous.

Vos tâches

Administration et papiers

• Préparer, soumettre et effectuer le suivi des bons de commande et des factures dès l'intégration des vendeurs jusqu'à leur finalisation.
• Gérer les flux de travail d'approbation, en suivant chaque demande jusqu'à sa validation.
• Agir en tant qu'intermédiaire avec les équipes Juridique, Finances, Achats et autres parties prenantes concernant les contrats audio, les accords de confidentialité, les accords de talent et les documents de licence — recueillir les éléments nécessaires, les acheminer aux bonnes personnes et effectuer le suivi.
• Maintenir les meilleures pratiques administratives pour le département : modèles clairs, nommage cohérent, processus documentés et tenue de registres fiable.

Maintien de nos centres d'information en bon état

• Assurer l'entretien des espaces de connaissances du département afin que l'information soit à jour, structurée et rapide à trouver.
• Agir en tant que « concierge Jira » du département : Maintenir les tableaux, champs, étiquettes et statuts ordonnés et cohérents pour garantir la fiabilité des rapports. Maintenir Jira en bon état, mais vous ne créerez ni n'attribuerez les tâches de l'équipe.
• Mettre à jour régulièrement la feuille de route du département, y compris les délais, jalons et modifications de planning au fur et à mesure de l'évolution des projets.
• Archiver ce qui est obsolète et signaler ce qui manque, afin que l'équipe ne travaille jamais avec une documentation périmée.

Soutien aux Directeurs audio créatifs et aux projets

• Fournir un soutien administratif et organisationnel quotidien aux Directeurs audio créatifs.
• Rassembler et consolider les informations dont l'équipe audio a besoin concernant nos jeux — versions de développement, plannings, contacts, exigences en matière d'assets, spécificités du projet — et les rendre disponibles en un seul endroit fiable.
• Coordonner les réunions, les agendas et les suivis : Noter les décisions et les actions, puis s'assurer qu'elles soient enregistrées où elles pourront être trouvées.
• Faire office de premier point de contact pour les demandes audio routinières des équipes de projet, en les orientant vers la bonne personne et en les suivant jusqu'à leur clôture.
• Soutenir l'intégration des nouveaux membres de l'équipe et des collaborateurs externes, en fournissant les accès, documents et contextes appropriés.

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The Audio Department is looking for an Audio Operations Coordinator to keep the department running smoothly behind the scenes.

You will make sure that the Creative Audio Directors and the project teams they work with always have paperwork on time and there is never any missing information or out-of-date documentation.

If you like being the person who knows where everything is, who chases the approval before anyone notices it was missing, and who turns a messy shared space into something people can actually navigate, this role is for you.

What You Will Do

Administration and Paperwork

• Prepare, submit and follow up on purchase orders and invoices from vendor onboarding through to completion.
• Manage approval workflows, tracking each request until it clears.
• Act as the liaison with Legal, Finance, Procurement and other stakeholders on audio contracts, NDAs, talent agreements and licensing paperwork—collecting what is needed, routing it to the right people, and following up.
• Maintain administrative best practices for the department: clear templates, consistent naming, documented processes and reliable record keeping.

Keeping Our Information Centers In Shape

• Own the upkeep of the department's knowledge spaces so information is current, structured and quick to find.
• Act as the department's "Jira concierge": Keep boards, fields, labels and statuses tidy and consistent so reporting is reliable. You keep Jira healthy, but you do not create or assign the team's tasks.
• Keep the department roadmap up to date, including deadlines, milestones and schedule changes as projects evolve.
• Archive what is obsolete and flag what is missing, so the team is never working with old documentation.

Supporting the Creative Audio Directors and the Projects

• Provide day-to-day administrative and organizational support to the Creative Audio Directors.
• Gather and consolidate the information the audio team needs about our games—build versions, schedules, contacts, asset requirements, project specifics—and make it available in one reliable place.
• Coordinate meetings, agendas and follow-ups: Capture decisions and action items, then make sure they are recorded where people will find them.
• Serve as a first point of contact for routine audio requests from project teams, routing them to the right person and tracking them to closure.
• Support onboarding of new team members and external collaborators, providing the right access, documents and context.