Procurement Specialist

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Als Sachbearbeiter Einkauf (m/w/d) unterstützt du die operativen Einkaufsprozesse und stellst sicher, dass Materialien, Komponenten und Dienstleistungen termingerecht für unsere Produktion und Geschäftsbereiche verfügbar sind.

Diese Position ist eine stark administrative und ausführungsorientierte Rolle, die ein hohes Maß an Genauigkeit, Struktur und Organisationsfähigkeit erfordert. Du arbeitest mit einer Vielzahl von Bestellungen, Lieferantenanfragen und Stammdaten und sorgst dafür, dass sämtliche Beschaffungsvorgänge korrekt, vollständig und termingerecht abgewickelt werden.

In enger Zusammenarbeit mit Procurement, Supply Chain, Produktion, Engineering, Logistik und unseren Lieferanten leistest du einen wichtigen Beitrag zur Sicherstellung unserer Lieferfähigkeit und unseres Unternehmenswachstums.

What is your Day to Day Mission:

• Bearbeitung von Bestellanforderungen sowie Erstellung von Bestellungen in NetSuite ERP.

• Überwachung und Nachverfolgung von Bestellungen vom Bestellausgang bis zur Wareneingangsbuchung.

• Kommunikation mit Lieferanten zu Auftragsbestätigungen, Lieferterminen, offenen Punkten und Lieferverzögerungen.

• Sicherstellung der termingerechten Materialverfügbarkeit zur Unterstützung der Produktionsplanung.

• Pflege und Aktualisierung von Lieferanten-, Preis-, Material- und Einkaufsdaten in NetSuite ERP.

• Prüfung von Auftragsbestätigungen hinsichtlich Mengen, Preise, Liefertermine und Materialnummern.

• Unterstützung beim Onboarding neuer Lieferanten sowie bei der Verwaltung relevanter Lieferantendokumente.

• Pflege einer vollständigen und revisionssicheren Einkaufsdokumentation.

• Enge Zusammenarbeit mit Produktion, Lager, Logistik, Qualität und Engineering zur Lösung von Liefer- und Materialengpässen.

• Unterstützung der strategischen Einkäufer bei Angebotsanfragen (RFQs), Preisvergleichen und Lieferantenkommunikation.

• Erstellung von Auswertungen, Reports und Kennzahlen im Einkauf.

• Überwachung der Lieferperformance und frühzeitige Eskalation von Risiken.

• Unterstützung bei Bestandsoptimierungsmaßnahmen.

• Durchführung regelmäßiger Datenprüfungen zur Sicherstellung einer hohen Stammdaten- und Prozessqualität.

• Mitarbeit an der kontinuierlichen Verbesserung von Einkaufsprozessen und ERP-gestützten Arbeitsabläufen.

Stellenanforderungen

What you bring to the team:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise im Bereich Einkauf, Logistik, Supply Chain oder Betriebswirtschaft.

• Erste Berufserfahrung im Einkauf, in der Materialdisposition, Logistik oder einer vergleichbaren administrativen Funktion.

• Erfahrung im Umgang mit NetSuite ERP oder vergleichbaren ERP-Systemen.

• Gute Kenntnisse in der Bestellabwicklung sowie im Umgang mit Lieferanten und Stammdaten.

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.

• Sehr hohe Aufmerksamkeit für Details sowie ein ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein.

• Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen mehrere Vorgänge gleichzeitig zuverlässig zu bearbeiten.

• Sorgfältige und präzise Arbeitsweise bei der Pflege von Daten und Dokumenten.

• Sicherer Umgang mit Microsoft Excel sowie den gängigen MS-Office-Anwendungen.

• Gute analytische Fähigkeiten und eine lösungsorientierte Denkweise.

• Kommunikationsstärke sowie eine serviceorientierte und proaktive Arbeitsweise.

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Erfahrung in einem produzierenden Umfeld, der Elektronik-, Luftfahrt-, Verteidigungs- oder High-Tech-Industrie ist von Vorteil.

Why Quantum-Systems:

• We believe in the power of combined efforts: straightforward tech expertise paired with a customer-centric focus.

• We are industry pioneers who are ambitious, bold, and visionary.

• We push limits, think outside-the-box and strive for technological excellence to shape the future of aerial data.

• We promise to be your runway for individual and professional growth.

Our benefits:

• Company pension scheme: We support you so that you can already make provisions for later.

• Flexible working hours: With trust-based working hours, you are not only responsible for your working hours, but also for your work-life balance.

• Mobile Work: If things get a little busy in the office, you have the option to work remotely one flexible day per week to create the right balance.

• Stay active: With EGYM Wellpass, you get access to thousands of fitness and sports facilities — and of course, we subsidize the membership.

• Bike-Leasing: We support you in staying environmentally mobile and healthy.

• Corporate Benefits: Your opportunity for attractive offers and discounts from well-known suppliers and brands, e.g. Adidas, Apple, Expedia.

• Employee events: We not only want to grow together, but also celebrate our successes together.

• Lunch-Card: Be powerful with delicious energy, daily lunch budget is sponsored.

• Company Shuttle: Enjoy our convenient shuttle service that picks you up from Laim in Munich and brings you to our location, with return trips at the end of the workday.

About us:

Quantum Systems specialises in the development, design, and production of small Unmanned Aerial Systems (sUAS). The company’s range of electric vertical take-off and landing (eVTOL) sUAS are built to maximize range and versatility and to provide operators with a seamless user experience. By integrating cutting-edge software capabilities, like edge computing and real-time AI-powered data processing, Quantum Systems is building next-generation UAS for clients in defence, security, public sectors.

Our commitment:

We are an open-minded company that not only values diversity, but actively promotes it. Regardless of gender, age, ethnic origin, religion, sexual orientation or disability, we firmly believe that the diversity of our employees is an essential part of our success.

At our company, every voice is heard and every perspective is valued. We believe that our differences enrich us and help us to find creative solutions and generate innovative ideas. We pride ourselves on creating an inclusive work environment where all employees can reach their full potential.