Office Management and Executive Assistant

Jobbeschreibung

Standort: Offenbach am Main — Präsenzstelle Umfang: Vollzeit oder Teilzeit ab 20 Stunden Vergütung: 40.000 bis 60.000 Euro

Die Kanzlei

Die Mika Becker Steuerberatungsgesellschaft mbH betreut mit 16 Mitarbeitenden über 300 Mandate. Unsere Mandanten sind inhabergeführte Unternehmen des Mittelstands. Wir arbeiten vollständig digital — was den Bedarf an Organisation nicht kleiner macht, sondern anders.

Worum es bei dieser Stelle geht

Diese Position hält den Kanzleibetrieb zusammen. Sie hat zwei Seiten, und wir nennen beide.

Die eine ist Verantwortung. Du führst das Fristenkontrollbuch und überwachst die Fristen der gesamten Kanzlei. Du behältst im Blick, welche Mandanten Unterlagen schulden, und hältst sie nach. Du sorgst dafür, dass Dokumente dort abgelegt sind, wo sie im Zweifel gefunden werden. Das sind die Aufgaben, bei denen es teuer wird, wenn sie liegen bleiben.

Die andere ist Alltag. Post scannen und verteilen, Büromaterial und Getränke bestellen, Sendungen zur Post bringen, die Firmenwagen pflegen und tanken, dafür sorgen, dass die Räume in Ordnung sind. Nichts davon ist glamourös, alles davon ist notwendig.

Wenn du eine reine Assistenzstelle ohne die praktischen Anteile suchst, ist das hier nicht die richtige. Wenn du eine Stelle suchst, in der du die Kanzlei tatsächlich am Laufen hältst und dafür auch entsprechend bezahlt wirst, dann schon.

Stellenanforderungen

Deine Aufgaben

Fristen und Organisation

• Führung des Fristenkontrollbuchs und Überwachung sämtlicher Fristen

• Nachhalten offener Unterlagen bei Mandanten — freundlich, aber beharrlich

• Überblick über den Bearbeitungsstand laufender Aufträge und rechtzeitiger Hinweis, wenn etwas zu kippen droht
  

Dokumente

• Scannen und Verteilen der Eingangspost an die zuständigen Bearbeiter

• Digitalisierung von Bescheiden, Belegen und Unterlagen

• Ablage und Strukturierung in DATEV DMS
  

Büro und Team

• Bestellung von Büromaterial, Getränken und Verpflegung

• Versand und Postgänge

• Pflege der Kanzleiräume

• Pflege der Firmenwagen einschließlich Betankung

• Organisation von Teamveranstaltungen

• Buchung von Reisen und Veranstaltungen
  

Terminkoordination gehört ausdrücklich nicht dazu — das läuft bei uns über digitale Tools.

Was du mitbringst

• Erfahrung im Backoffice einer Steuer- oder Rechtsanwaltskanzlei — dort ist Fristenkontrolle keine Nebensache, und wer das kennt, versteht diese Stelle sofort

• Sicherer Umgang mit DATEV, idealerweise mit DATEV DMS

• Genauigkeit bei Fristen. Das ist die Kerneigenschaft dieser Position

• Bereitschaft, Mandanten aktiv nachzufassen, auch mehrfach

• Führerschein Klasse B

• Bereitschaft zur Arbeit vor Ort in Offenbach
  

Eine kaufmännische Ausbildung ist willkommen, aber keine Bedingung. Wer die Abläufe einer Kanzlei kennt und zuverlässig arbeitet, ist uns wichtiger als ein bestimmter Abschluss.

Du wirst nach § 62 StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet. Du siehst in dieser Position praktisch alle Unterlagen unserer Mandanten — entsprechend ernst nehmen wir die Auswahl.

Was diese Stelle bietet

Wir nennen die Vergütung. 40.000 bis 60.000 Euro jährlich, abhängig von Erfahrung und Umfang der übernommenen Verantwortung — insbesondere davon, ob du die Fristenkontrolle vollständig übernimmst. Vergütungsgespräche führen wir jährlich von uns aus.

Eine Position mit Gewicht. Du arbeitest unmittelbar mit der Geschäftsführung zusammen. Wo etwas im Kanzleiablauf nicht funktioniert, bist du diejenige oder derjenige, der es merkt — und wir erwarten, dass du es sagst.

Geregelte Arbeitszeiten. Überstunden gehören nicht zu unserer Erwartungshaltung. Maßstab ist strukturiertes, effizientes und fristgerechtes Arbeiten nach Plan. Unsere Grundgehälter sind entsprechend kalkuliert; eine gesonderte Abgeltung von Mehrarbeit ist dafür vertraglich nicht vorgesehen.

Ein Arbeitsplatz, an dem man gern ist. 625 Quadratmeter am Offenbacher Hafen, helle Räume, mehrere Besprechungsräume, kostenfreie Parkplätze am Gebäude, direkte Anbindung an die A661.

Wofür wir nicht der richtige Arbeitgeber sind

Diese Stelle ist eine Präsenzstelle. Mobiles Arbeiten ist bei den praktischen Anteilen dieser Position nicht darstellbar — anders als bei unseren fachlichen Stellen.

Sie ist außerdem kein Einstieg in die steuerliche Beratung. Wer perspektivisch Mandate bearbeiten möchte, sollte sich auf eine unserer fachlichen Positionen bewerben; wir sagen dann gern, was dafür nötig ist.

Wir sind eine inhabergeführte Kanzlei, keine Konzernorganisation: keine Assistenzabteilung, keine festen Vertretungsstrukturen, und Prozesse, die sich häufiger ändern als in gefestigten Organisationen.

Bewerbung

Ein kurzes Anschreiben und dein Lebenslauf genügen — Zeugnisse und Formulare zunächst nicht.

Das weitere Verfahren: telefonisches Vorgespräch von etwa 20 Minuten, anschließend ein persönliches Gespräch in der Kanzlei, Entscheidung innerhalb einer Woche.

Deine Bewerbung behandeln wir vertraulich.