Project Coordinator

Du findest Fehler im Budget schneller als andere ihre Schlüssel?

Genau dieses Talent brauchen wir, damit unser neues Förderprojekt im Bereich Unternehmensnachfolge auch administrativ und finanziell auf einem sicheren Fundament steht. Du baust die Projektadministration von Grund auf auf, behältst Budgets und Fristen im Blick und sorgst dafür, dass alle relevanten Unterlagen vollständig sowie jederzeit nachvollziehbar vorliegen. Dabei arbeitest du direkt mit der Projektleitung zusammen und erkennst frühzeitig, wenn Handlungsbedarf besteht.

Worum es dabei geht: Jedes Jahr stehen Zehntausende kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland vor der Nachfolgefrage. Bleibt sie ungelöst, verschwinden Betriebe, Arbeitsplätze, Wissen und regionale Wertschöpfung. Wir wollen dazu beitragen, dieses Rückgrat der deutschen Wirtschaft zu erhalten und Betriebe mit verständlichen Informationsangeboten und praxisnahen Veranstaltungen dabei unterstützen, Unternehmensnachfolgen erfolgreich vorzubereiten und umzusetzen.

Über uns: NDF ist die auf Fördermittel spezialisierte Marke der Key Progress Makers Advisory GmbH. Wir arbeiten vor allem mit Startups und innovativen Unternehmen, die neue Produkte, Technologien oder Geschäftsmodelle entwickeln und dafür passende Finanzierungsmöglichkeiten suchen. Wir helfen ihnen, Förderpotenziale zu erkennen und anspruchsvolle Vorhaben so zu strukturieren, dass aus einer Idee ein tragfähiges Projekt werden kann. Diese Erfahrung bringen wir nun in ein eigenes öffentlich gefördertes Projekt rund um das Thema Unternehmensnachfolge ein.

Rahmenbedingungen: Die Stelle umfasst 19,5 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeit kann nach Absprache flexibel verteilt werden. Du arbeitest überwiegend mobil und nimmst gelegentlich an gemeinsamen Terminen in Berlin teil. Start ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt, idealerweise im September 2026.

Aufgaben

Dein Schwerpunkt liegt auf der Fördermitteladministration, der finanziellen Projektdokumentation und dem Aufbau einer prüfungssicheren digitalen Projektakte. Bei buchhalterischen und personaladministrativen Vorgängen konzentrierst du dich auf die für das Projekt relevanten Unterlagen und arbeitest eng mit der Geschäftsführung, der Projektleitung und unserer externen Steuerberatung zusammen.

• Du baust eine vollständige digitale Projektakte auf und sorgst dafür, dass Fristen, Nachweise und Unterlagen jederzeit nachvollziehbar dokumentiert sind
• Du bereitest Mittelanforderungen, Berichte, Änderungsunterlagen und Verwendungsnachweise für das Förderprojekt administrativ vor
• Du überwachst das Projektbudget, pflegst Kostenstellen und Kontierungen, erstellst regelmäßige Soll-Ist-Auswertungen und bereitest buchhaltungs- und abrechnungsrelevante Unterlagen vor
• Du stellst sicher, dass Teilnehmendenlisten, Einwilligungen, Veranstaltungsnachweise und abrechnungsrelevante Daten vollständig vorliegen
• Ergänzend unterstützt du bei der Verwaltung projektbezogener Personalunterlagen, Verträge, Rechnungen, Teilnahmegebühren und offener Forderungen und weist frühzeitig auf Abweichungen oder Risiken hin
• Du entwickelst klare Vorlagen, Checklisten und digitale Prozesse, damit wiederkehrende administrative Aufgaben zuverlässig und effizient ablaufen

Qualifikation

• Mindestens drei Jahre praktische Erfahrung in kaufmännischer Verwaltung, Buchhaltung, Projektadministration oder Fördermittelmanagement
• Sichere Kenntnisse in Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Belegzuordnung und Kostenkontierung
• Erfahrung mit Fristen-, Dokumenten- und Nachweismanagement
• Sehr gute Kenntnisse in Excel oder einer vergleichbaren Tabellenkalkulation
• Die Fähigkeit, finanzielle und administrative Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und strukturiert aufzuklären
• Eine sehr sorgfältige, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Sehr gutes schriftliches Deutsch und eine klare, verbindliche Kommunikation
• Einen sicheren und diskreten Umgang mit vertraulichen Personal-, Finanz- und Teilnehmendendaten
• Die Bereitschaft, dich gründlich in Förderbedingungen und digitale Fördersysteme einzuarbeiten
• Einen reflektierten und datenschutzkonformen Umgang mit digitalen Werkzeugen, Automatisierung und KI

Ein bestimmter Ausbildungs- oder Studienabschluss ist für uns nicht entscheidend. Passende Erfahrungen kannst du beispielsweise aus der kaufmännischen Verwaltung, Buchhaltung, Steuerberatung, Personaladministration oder der Verwaltung öffentlich geförderter Projekte mitbringen.

Wichtig ist, dass du Vorgänge vollständig zu Ende führst, fehlende Informationen verbindlich nachhältst und Risiken nicht nur meldest, sondern bereits mit einem konkreten Lösungsvorschlag aufbereitest.

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Rolle in einem neu entstehenden Projekt mit erkennbarem gesellschaftlichem und wirtschaftlichem Nutzen
• Viel Gestaltungsspielraum beim Aufbau der Projektadministration und verlässlicher digitaler Prozesse
• Direkte Zusammenarbeit mit der Projektleitung, kurze Abstimmungswege und die Möglichkeit, Risiken frühzeitig in Entscheidungen einzubringen
• Ein flexibles Teilzeitmodell mit überwiegend mobilem Arbeiten und gelegentlichen gemeinsamen Terminen in Berlin
• Eine moderne und wertschätzende Zusammenarbeit, in der Verbindlichkeit, Eigenverantwortung und sorgfältige Arbeit tatsächlich geschätzt werden
• Die Perspektive, auch nach der dreijährigen Projektlaufzeit gemeinsam weiterzuarbeiten und mit den aufgebauten Strukturen zusätzliche fachliche Verantwortung für andere Projekte zu übernehmen

Die Rolle passt zu dir, wenn …

… du bei Zahlen, Fristen und Dokumenten genau hinschaust und gerne dafür sorgst, dass auch komplexe Vorgänge sauber strukturiert und jederzeit nachvollziehbar sind.

… du vorausschauend, verbindlich und freundlich beharrlich bist, fehlende Zuarbeiten konsequent einholst und auch unter Zeitdruck ruhig den Überblick behältst.

… du dir eine moderne, wertschätzende Zusammenarbeit wünschst und deine Sorgfalt für ein Projekt einsetzen möchtest, dessen gesellschaftlicher und wirtschaftlicher Nutzen unmittelbar erkennbar ist.

So bewirbst du dich

Schick uns zunächst deinen Lebenslauf. Wenn dein Profil zu uns passt, laden wir dich zu einem ersten Kennenlerngespräch ein. Darauf folgt ein fachlicher Austausch; bei Bedarf ergänzen wir den Prozess um eine kurze und klar abgegrenzte Praxis- oder Excel-Aufgabe. Nach jedem Schritt erhältst du innerhalb weniger Arbeitstage eine Rückmeldung.

Geplanter Start: idealerweise 01.09.2026.

Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Entscheidend sind deine Kompetenz, deine Motivation und die Perspektive, die du in das Projekt einbringst.