Executive Assistant

„When it really matters“ – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater_Innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte. Als Ergänzung unseres Corporate Services Teams in unserem sehr zentral gelegenen Büro in Zürich suchen wir eine äusserst motivierte, flexible und dienstleistungsorientierte Person mit grossem Interesse an einem vielseitigen Aufgabengebiet.   Zum Aufgabengebiet zählen Administrative Unterstützung für zwei Partner & Managing Directors im Tagesgeschäft Reise- und Eventmanagement Organisation von internen und externen Events Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings Pflegen von Kontaktlisten und Unterstützung bei Business Development Aktivitäten Zusammenstellung relevanter Materialien Überwachung / Bearbeitung der Email-Eingänge der Managing Directors Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen Reisekostenabrechnung im Online Tool und tägliche Zeiterfassung Pflege der Kontaktdatenbank; Versand verschiedener Mailings an Kontakte Koordination und Steuerung von Terminen sowie Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern Erledigung aller anfallender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)  Unterstützung bei der Erstellung der Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer Firmeninternen Datenbank, in Absprache mit unserer Rechtsabteilung   Hintergrund und persönliche Kompetenzen Abgeschlossene Berufsausbildung Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung als Assistent/-in (der Geschäftsleitung), idealerweise in einem Beratungsumfeld Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Mass an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein Ausgeprägte Teamfähigkeit Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sehr gute MS Office-Kenntnisse Wir bieten Ihnen umfassende Benefits und zahlreiche Initiativen unserer Employer Resource Groups – sprechen Sie uns gerne darauf an. #LI-Hybrid #LI-AP2   #LI-Ap2